In the Spanish localisation of Dynamics 365 Business Central SaaS, organisations must comply with strict accounting regulations. One of the key requirements is the ability to generate official account book reports that can be submitted to auditors or tax authorities.

Business Central provides two specific reports for this purpose:

• Official Account Book Report – shows all accounting entries grouped by transaction.
• Summarised Official Account Book Report – provides a condensed view grouped by posting accounts or general ledger accounts

Key Options When Printing

When printing these reports, users can configure several important fields:

• Closing Entry Text – description for the period’s closing transaction.
• Opening Entry Text – description for the period’s opening transaction.
• First Page – this option allows you to define the starting page number of the report.
  • Example: if you include three introductory pages before the report, you can set the first page of the report to start at page 4.
  • This ensures consistent numbering across multiple print runs and avoids confusion when reports are reprinted or extended.
• Show Amounts in Additional Currency – display values in a secondary reporting currency.
• Filters – select the accounting period or posting ranges to include

Why the “First Page” Option Matters

The First Page field is particularly relevant in Spain, where official reports may need to be reprinted or extended with annexes. By renumbering the first page, organisations can:

• Maintain continuity across multiple submissions.
• Ensure auditors receive correctly sequenced documentation.
• Avoid discrepancies when combining reports with supplementary information.

This feature reflects Microsoft’s commitment to supporting local fiscal compliance while maintaining flexibility in SaaS environments.

NOTE:
To renumber the entry number for the period, go to «General Ledger Entries» and then to the option: Assign entry number for period.

To conclude:

The Spanish localisation of Business Central SaaS provides robust tools for fiscal compliance. The ability to renumber reports using the First Page option ensures clarity and consistency, especially when reports are printed multiple times or combined with additional documentation.

For auditors, accountants, and ERP consultants, this functionality is a small but critical detail that guarantees compliance and transparency in financial reporting.

Durante años, los equipos de almacén que trabajaban con Microsoft Dynamics NAV y en Dynamics 365 Business Central se enfrentaban a una limitación silenciosa pero crítica: solo un usuario podía registrar movimientos de inventario en un momento dado. Esto no solo ralentizaba la operativa, sino que generaba cuellos de botella innecesarios en entornos con alta rotación de stock.

Microsoft introdujo una mejora funcional que transforma esta dinámica: ahora múltiples usuarios pueden registrar inventario de forma simultánea, sin bloqueos ni conflictos.

Escenarios anteriores: eficiencia limitada por diseño

Imagina un almacén con tres operarios trabajando en zonas distintas. Uno registra una entrada de mercancía, otro ajusta un inventario por rotura, y el tercero realiza una transferencia interna. En versiones anteriores, si dos de ellos intentaban registrar al mismo tiempo, el sistema bloqueaba el proceso, mostrando mensajes como “El registro está en uso por otro usuario”.

Esto generaba:

• Tiempos muertos innecesarios
• Frustración operativa
• Riesgo de errores por registros acumulados

Escenarios actuales: colaboración sin fricción

Business Central permite que varios usuarios registren movimientos de inventario en paralelo, siempre que trabajen sobre líneas distintas o documentos independientes.

Esto significa:

• Flujo operativo más ágil
• Reducción de esperas en almacenes activos
• Mayor aprovechamiento del tiempo del equipo

Casos de uso reales

1. Recepción simultánea en múltiples muelles

Cada operario registra entradas de mercancía en su zona sin esperar a que otro finalice.

2. Ajustes por inventario físico en paralelo

Durante conteos cíclicos, varios usuarios corrigen cantidades en distintos artículos al mismo tiempo.

3. Transferencias internas entre ubicaciones

Dos operarios registran movimientos entre ubicaciones sin bloquearse mutuamente.

Recomendación para superusuarios y administradores funcionales

1. Revisar permisos de usuario Asegúrate de que los roles operativos tienen acceso a los diarios de inventario y pueden registrar sin restricciones innecesarias.

2. Separar diarios por zonas o turnos Evita que múltiples usuarios trabajen sobre las mismas líneas para reducir riesgos de duplicidad.

3. Activar el registro de sesiones Para auditar quién registró qué y cuándo, activa el log de sesiones y cambios.

Para terminar:

Esto no es solo una mejora técnica: es una respuesta directa a una necesidad operativa real. Permitir el registro simultáneo de inventario transforma la forma en que los equipos trabajan, colaboran y responden a la demanda logística.

¿Tu almacén sigue esperando turno para registrar? Con Business Central, ya no tiene por qué.

¡Muchas gracias por leer mi contenido!

En Business Central, cuando se envía una solicitud de aprobación para una factura de compra o venta, el documento entra en estado “Pendiente de aprobación”. Sin embargo, existe una situación crítica: el campo de descuento puede seguir siendo modificado sin restricciones, incluso después de haber iniciado el flujo de aprobación.

Esto representa una brecha funcional que puede afectar la integridad del proceso, especialmente en entornos donde el descuento tiene impacto contable, fiscal o contractual.

¿Qué implica esta situación?

• Riesgo de manipulación posterior: El aprobador revisa un documento que podría haber sido alterado después de la solicitud.
• Desalineación entre lo aprobado y lo registrado: El monto final puede no coincidir con lo que fue validado.
• Falta de trazabilidad clara: No siempre queda registro de quién modificó el descuento ni cuándo.

¿Qué puedes hacer como consultor o administrador funcional?

1. Revisar el diseño del flujo de aprobación

Asegúrate de que el flujo incluya condiciones que bloqueen la edición de campos sensibles una vez enviada la solicitud.

2. Activar validaciones personalizadas

Puedes usar Power Automate o eventos personalizados en AL para bloquear cambios en campos clave cuando el documento esté en estado de aprobación.

Ejemplo: Power Automate → Trigger: On Field Change → Condition: Status = Pending Approval

3. Auditar cambios en campos sensibles

Revisa el historial de cambios en el documento para detectar modificaciones posteriores a la solicitud.

Recursos recomendados

• Modificar o cancelar facturas de compra sin abonar – Modificar o cancelar facturas de compra sin abonar – Business Central | Microsoft Learn
• Aprobación de documentos en Business Central – Usar flujos de trabajo de aprobación – Business Central | Microsoft Learn

Para terminar:

El hecho de que se pueda modificar el descuento en una factura pendiente de aprobación no es un error técnico, sino una decisión funcional que requiere revisión. Si tu organización depende de aprobaciones como mecanismo de control, este comportamiento puede debilitar la confianza en el proceso.

¿Tu flujo de aprobación protege lo que realmente importa?

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In ERP environments, leadership is often assessed through operational indicators: meeting deadlines, reducing errors, improving process efficiency. While these metrics are useful, they don’t always reflect what truly matters: the human, strategic and transformational quality of leadership.

This post invites you to look beyond technical performance and explore KPIs that evaluate how you lead—not just what you deliver.

Why Do We Need Different Indicators?

An ERP system like Business Central can show whether an invoice was posted, inventory reconciled, or a workflow executed. But it can’t tell you whether your team trusts you, whether decisions are understood, or whether the culture you’re building is sustainable.

As James Kouzes and Barry Posner (creators of the Leadership Practices Inventory) put it:

“What leaders do determines whether people become engaged or disengaged.”

KPIs That Actually Measure Leadership (Adaptable to ERP Contexts)

1. Functional Trust Index

Do your team members validate decisions without constant supervision? This KPI measures how many key users execute complex processes autonomously—because they understand the “why” behind the “how”.

2. New Version Adoption Rate

Does your team embrace ERP updates without resistance or delay? This indicator reveals whether change is perceived as evolution or threat.

3. Operational Autonomy Level

How many processes run without direct leadership intervention? Strong leadership doesn’t control—it enables. This KPI tracks how many key processes are executed without unnecessary escalation.

4. Emotional Impact of Leadership

How is your leadership perceived during times of crisis or change? This KPI isn’t found in the ERP, but in conversations, talent retention, and how errors are handled.

Academic References Supporting This Perspective

• Universidad Nacional Federico Villarreal (2023): Empirical review of transformational leadership in educational settings, using the Multifactor Leadership Questionnaire (MLQ) and Leadership Practices Inventory (LPI) as key instruments. www.scielo.org.pe
• BSC Designer – University Scorecard Example: Strategic map applied to educational institutions, measuring not only academic performance but also participation, retention and organisational culture. Un Ejemplo de un Cuadro de Mando Universitario con KPIs

In closing:

Your leadership isn’t measured solely by what the ERP records. It’s measured by what your team feels, understands and sustains when you’re not watching. The KPIs that truly matter don’t live in the balance sheet—they live in the culture you build every day.

What KPI reflects your leadership today? And which one would you like to start measuring?

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En versiones anteriores de Business Central, importar extractos bancarios en formato .CSV con muchas líneas podía convertirse en una pesadilla. ¿Te ha pasado que el archivo se cuelga, no se reconocen las transacciones, o simplemente la coincidencia automática no funciona como debería?

Con la versión 26.3, Microsoft ha corregido varios de estos problemas. Aquí te cuento qué pasaba, qué se ha mejorado, y cómo puedes aprovecharlo en tus procesos contables.

El problema: extractos largos, errores silenciosos

Cuando el archivo CSV tenía más de 500 líneas, muchos usuarios reportaban:

• Lentitud extrema al cargar el archivo en la página Conciliación banco.
• Coincidencia automática fallida, especialmente si el texto de pago era largo o contenía símbolos.
• Errores que no se mostraban, lo que generaba conciliaciones incompletas o incorrectas.

La mejora en 26.3: rendimiento y precisión

Microsoft ha optimizado el motor de conciliación para manejar mejor los extractos extensos:

• Carga más rápida de archivos CSV, incluso con cientos o miles de líneas.
• Reconocimiento automático más robusto, con mejor manejo de textos largos y delimitadores personalizados.
• Mensajes de error más claros, que ahora se muestran directamente en la interfaz si algo falla.

Buenas prácticas para evitar errores

Aunque la mejora es significativa, aquí van algunos consejos para que tu conciliación sea aún más fluida:

1. Usa la configuración asistida de formatos de extracto bancario Esto te permite definir delimitadores, columnas y formatos específicos para tu banco.

2 Evita símbolos especiales en el texto de pago Algunos caracteres pueden interferir con la coincidencia automática. Revisa el archivo antes de importarlo.

3. Valida el archivo en Excel antes de subirlo Asegúrate de que no haya columnas vacías, saltos de línea ocultos o formatos inconsistentes.

4. Considera usar AMC Banking o integración directa si tu volumen es alto Estas soluciones ofrecen mayor estabilidad y automatización.

Para terminar:

menos fricción, más control

La conciliación bancaria es una tarea crítica, y ahora Business Central 26.3 la hace más confiable, incluso con volúmenes altos. Si tu equipo contable sufría con los CSVs largos, esta mejora puede ahorrarles tiempo y frustración.

¿Ya probaste esta funcionalidad? ¿Tu banco te entrega extractos extensos? Cuéntame en los comentarios o comparte tu experiencia.

¡Muchas gracias por leer mi contenido!

Introducción

En Business Central, hay un triángulo operativo que debe mantenerse sincronizado: Pedido → Inventario → Facturación. Cuando uno de estos vértices falla, el impacto se multiplica:

• El cliente no recibe su factura.
• El inventario parece estar disponible, pero no lo está.
• La contabilidad registra ingresos que nunca ocurrieron.

Hoy te comparto 3 errores funcionales comunes que rompen este triángulo, cómo detectarlos y qué pantallas revisar para prevenirlos.

1. Pedidos entregados pero no facturados

El error: El pedido se registra como enviado, pero nunca se factura. Esto puede deberse a procesos manuales, falta de automatización o errores en el flujo de aprobación.

Consecuencias:

• Pérdida de ingresos.
• Clientes confundidos o molestos.
• Informes de ventas inflados por entregas no facturadas.

Cómo detectarlo:

• Usa Líneas de Compras – “Pedidos enviados no facturados”.
• Revisa el campo “Cantidad enviada” vs “Cantidad facturada” en la línea del pedido.
• Configura alertas o flujos de trabajo para facturar automáticamente al enviar.

Pantallas clave:

• Purchase / Sales Line
• Sales Order List
• Sales Order Card → Lines → Quantity Shipped vs Quantity Invoiced
• Posted Sales Shipments
• Posted Sales Invoices

2. Inventario comprometido pero no ajustado

El error: El sistema muestra stock disponible, pero parte de ese inventario ya está comprometido en pedidos no facturados o en tránsito. Esto genera sobreventa o errores en planificación MRP.

Consecuencias:

• Promesas de entrega incumplidas.
• Reabastecimiento innecesario.
• Informes de inventario que no reflejan la realidad.

Cómo detectarlo:

• Revisa “Disponibilidad por ubicación”.
• Usa la función “Ver disponibilidad por evento” en la línea del pedido.
• Configura reglas de reserva automática para evitar doble uso del stock.

Pantallas clave:

• Item Card → Availability by Location
• Sales Order Line → Item Availability by Event
• Inventory → Reservations
• Planning Worksheet

3. Facturas sin respaldo logístico

El error: Se genera una factura sin que el pedido haya sido enviado o sin que el inventario haya sido ajustado. Esto puede ocurrir por presión comercial, errores manuales o falta de validación.

Consecuencias:

• Contabilidad registra ingresos ficticios.
• Clientes reciben facturas sin producto.
• Auditorías internas detectan inconsistencias.

Cómo detectarlo:

• Revisa “Facturas sin envío registrado”.
• Configura validaciones en el flujo de aprobación.
• Usa el campo “Shipment Date” como condición obligatoria para facturar.

Pantallas clave:

• Posted Sales Invoice → Shipment Date
• Sales Order → Document Status
• Sales Shipment List
• Sales Invoice List

Para terminar:

El ERP no se equivoca… pero sí permite que tú lo hagas. Este triángulo — pedido — inventario — factura, debe estar funcionalmente alineado y operativamente vigilado. No basta con registrar: hay que validar, automatizar y revisar.

¿Ya auditaste estos procesos en tu entorno? Si quieres una checklist funcional para revisar este triángulo, déjamelo en los comentarios o escríbeme por privado. Estoy preparando una guía práctica para compartir con la comunidad.

¡Muchas gracias por leer mi contenido!

In ERP projects: particularly in SaaS environments like Microsoft Dynamics 365 Business Central, the term process backlog is often overlooked or mistaken for a purely technical to-do list. But when working within an agile framework, the process backlog becomes a strategic tool: not just a list of pending tasks, but a compass that guides the value delivered sprint by sprint.

What is the process backlog, really?

In agile terms, the process backlog is the prioritised set of processes, automations, functional adjustments, and improvements that need to be implemented in the ERP to meet business objectives. Unlike the product backlog, which typically focuses on user-facing features, the process backlog centres on the internal flows that sustain operations—from automating month-end close to validating sales orders.

In Business Central SaaS, this might include:

• Automating tasks via Job Queue
• Custom validations on documents
• Integrations with external systems
• Bank reconciliation processes
• Adjustments to MRP logic

Why is it critical in ERP projects?

Because processes are the beating heart of any ERP. A system may have sleek interfaces and well-structured data, but if the underlying processes are poorly defined, inefficient, or manual, the real value never reaches the user. The process backlog allows teams to:

• Prioritise processes based on business impact
• Avoid technical bottlenecks
• Align technical development with functional needs
• Maintain a clear roadmap of what’s being built

Keeping it agile (not bureaucratic)

A healthy process backlog doesn’t accumulate like a wishlist. It’s actively managed with agile discipline:

• Continuous prioritisation: Use techniques like MoSCoW (Must, Should, Could, Won’t) or WSJF (Weighted Shortest Job First) to decide what to tackle first.
• Regular refinement: Review the backlog each sprint to remove obsolete, duplicated, or low-value items.
• Shared visibility: Functional and technical teams should work from the same backlog, using clear language and well-defined acceptance criteria.

Example of a well-defined item:

“Automate the sending of electronic invoices via SUNAT. Acceptance criteria: must trigger automatically upon posting the invoice, require no manual intervention, and log the status in field X.”

Best practices for Business Central SaaS

• Avoid orphaned processes: Every item should have a functional owner who validates its necessity and outcome.
• Document acceptance criteria: “Automate process” is not enough—define what “done” actually means.
• Validate with key users: Before closing an item, ensure functional validation. Not everything that “works” technically delivers value.

Common pitfalls that slow progress

• Treating the backlog as a repository of ideas without prioritisation.
• Failing to link items to tangible objectives (e.g. time savings, regulatory compliance).
• Leaving technical processes unvalidated by functional stakeholders, leading to rework and frustration.
• Accumulating tasks that are never refined or removed, creating a sense of endless technical debt.

In closing:

The process backlog in ERP SaaS projects is not just a task list. It’s a living tool that connects technology with business, processes with value, and technical teams with users. Keeping it prioritised, transparent, and aligned is what turns an ERP into a true solution—not an operational burden.

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En el día a día de Business Central, muchos errores funcionales no se deben a fallos del sistema, sino a configuraciones olvidadas, hábitos poco óptimos o simples descuidos. Lo curioso es que varios de estos errores pueden evitarse con apenas tres clics… si sabes dónde mirar.

Aquí te comparto algunos de los más comunes, cómo prevenirlos y qué pantallas revisar para hacerlo fácil y rápido.

1. Dimensiones mal asignadas o vacías y no visibles en líneas de documentos de compras y ventas y diarios

Error: Falta de introducción de los datos para Informes financieros inconsistentes, análisis por centro de coste incompleto.

Solución 1: Configurar las dimensiones en la configuración de contabilidad -> Dimensiones

Solución 2: Trabajar las combinaciones de dimensiones obligatorias.

2. Documentos sin número de serie asignado

Error: Imposibilidad de registrar ventas o compras por falta de numeración.

Solución: Revisar y asignar series de numeración activas (recomendación configurarlas automáticas).

3. Usuarios sin permisos adecuados

Error: Mensajes como “No tiene permisos para modificar esta tabla”.

Solución: Asignar conjuntos de permisos predefinidos o grabar tareas.

Clics clave:

1. Abrir ficha de usuario
2. Asignar conjunto de permisos estándar (ej. D365 ACC. PAYABLE)
3. O grabar tareas específicas para generar permisos personalizados

4. Errores en inventario por falta de configuración de unidades

Error: Cálculos erróneos en pedidos, precios o conversiones.

Solución: Definir correctamente las unidades de medida y factores de conversión.

Clics clave:

1. Abrir ficha del producto
2. Revisar unidades base y alternativas
3. Definir factores de conversión entre unidades

5. Informes financieros incompletos por cuentas sin categoría

Error: Estados financieros que no agrupan correctamente ingresos, gastos, activos.

Solución: Asignar categorías contables a todas las cuentas.

Clics clave:

1. Abrir “Plan de cuentas”
2. Filtrar cuentas sin categoría
3. Asignar categoría contable adecuada

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Objetivo funcional

Permitir la modificación de valores de dimensiones en asientos del libro mayor ya contabilizados, sin alterar el importe, la cuenta contable ni el documento original. Es una herramienta clave para mantener la coherencia analítica y la calidad de los informes financieros.

Imágenes recomendadas de casos de uso:

Casos de uso típicos

• Se contabilizó un asiento con dimensiones erróneas (por ejemplo, centro de coste o proyecto equivocado).
• Se omitió una dimensión obligatoria en el asiento.
• Se requiere ajustar la segmentación analítica para informes, sin afectar la contabilidad legal.

Acceso y navegación

1. Ir a Asientos del libro mayor (General Ledger Entries, movimientos de contabilidad)
2. Seleccionar el asiento que se desea corregir
3. En la cinta de opciones, elegir Corregir dimensiones (Correct Dimensions)
4. Se abre una página con los valores actuales y la posibilidad de proponer nuevos
5. Confirmar la corrección → se genera una entrada de corrección con trazabilidad

Seguridad y permisos

• Solo usuarios con permisos adecuados pueden realizar correcciones.
• Las correcciones se registran como entradas separadas, visibles en el historial.
• No se permite modificar asientos bloqueados por auditoría o cierre fiscal.

Para terminar:

• Validar en entorno de pruebas antes de aplicar en producción.
• Documentar las correcciones en políticas internas de control contable.
• Coordinar con el equipo financiero para asegurar consistencia en informes.
• Usar filtros precisos para evitar modificar asientos no deseados.

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